數字檔案管理是數字時(shí)代或者說(shuō)大數據時(shí)代檔案管理的發(fā)展方向，是現代的新型檔案管理模式，是對傳統檔案管理的升級，是“第二代”或“升級版”的檔案管理。檔案工作是否現代化，我國能否成為檔案強國，其顯著(zhù)標志就是看是否可以將檔案進(jìn)行有效管理?？梢哉f(shuō)提升數字檔案管理，是實(shí)現我國檔案工作現代化，把我國建成檔案強國的一項迫切任務(wù)和重要內容。
數字檔案管理具備獨有的特點(diǎn)與功能：
1. 檔案資源“數字”化。數字檔案管理以統一的數字形式存儲各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲空間，改進(jìn)了組織形式。信息記錄形式的“數字”化，是數字檔案室的基本特征。
2. 檔案實(shí)體“虛擬化”。通過(guò)對紙質(zhì)檔案、縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統載體檔案進(jìn)行數字化加工，實(shí)現檔案實(shí)體“虛擬化”，使之能夠與其他數字檔案資源一并進(jìn)行管理和規范。

3. 檔案管理系統化。將檔案業(yè)務(wù)流程、標準規范固化在數字檔案室應用系統中，實(shí)現數字檔案資源系統、規范管理。
4. 信息傳遞網(wǎng)絡(luò )化。數字檔案管理系統依附于網(wǎng)絡(luò )而存在，通過(guò)不同類(lèi)型的網(wǎng)絡(luò )實(shí)現檔案收集、管理和移交，用戶(hù)不必親自“登門(mén)造訪(fǎng)”，就可以利用所需的信息，從而加快信息交流與反饋的速度。
5. 檔案利用知識化。數字檔案將文書(shū)、照片、錄音、錄像等各類(lèi)信息載體與信息來(lái)源在知識單元的基礎上有機組織并鏈接起來(lái)，以動(dòng)態(tài)分布的方式為用戶(hù)提供服務(wù)，實(shí)現由檔案的提供向知識的提供轉變。